Bảng lương và tính lương

Bảng lương là nơi Quý khách gom toàn bộ nhân viên của một kỳ (thường là một tháng), tính ra lương thực nhận của từng người rồi duyệt và phát hành phiếu lương. Cách làm giống nhau dù Quý khách quản lý một quán cà phê 5 nhân viên hay một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca, chỉ khác về số dòng dữ liệu.

Tạo bảng lương cho một kỳ

1. Vào Tiền lương → Kỳ lương, bấm nút tạo mới.
2. Ô Quy chế lương để Tất cả thì kỳ tính cho mọi người; chọn một quy chế thì kỳ chỉ tính cho người có hợp đồng theo quy chế ấy. Nếu chưa có, Quý khách tạo nhanh ngay tại ô chọn bằng cách nhập Tên quy chế lương và Mã quy chế lương.
3. Chọn Tháng và Năm. Hệ thống tự điền Tên bảng lương, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Ngày chốt lương và Ngày công chuẩn.
4. Chọn Hình thức trả (Theo kỳ lương hoặc Tuỳ chỉnh) và kiểm tra lại Ngày công chuẩn. Ô Công ty ký HĐ hiện chỉ có lựa chọn Tất cả, Quý khách để nguyên.

Mẹo: Ngày công chuẩn được tính tự động theo lịch nhóm ca và lịch nghỉ lễ của công ty, không cứng nhắc trừ thứ Bảy, Chủ nhật. Quý khách vẫn có thể sửa tay con số này.

Thêm nhân viên và nhập dữ liệu

Bấm vào tên bảng lương để mở màn chi tiết. Khi bảng còn ở trạng thái Nháp, thanh nút phía trên có:

• Thêm nhân viên: chọn từng người để đưa vào kỳ.
• Tải mẫu: tải file Excel có sẵn cột Mã nhân viên, Công thực tế, Số giờ tăng ca, Đi muộn và các khoản cần nhập tay.
• Nhập dữ liệu: tải file Excel đã điền lên. Nhân viên chưa có trong bảng sẽ được thêm tự động.

Chạy tính lương

1. Sau khi đã có nhân viên và dữ liệu, bấm Tính lại lương. Hệ thống lấy dữ liệu chấm công của kỳ và tự đưa vào bảng mọi người đang làm trong kỳ có hợp đồng hiện hành kèm lương cơ bản, kể cả người chưa được thêm bằng nút Thêm nhân viên. Người có hợp đồng mà quy chế chưa có công thức được kể tên trong thông báo. Người chưa có hợp đồng hoặc chưa có lương cơ bản thì không được tính: nếu đã thêm vào bảng, dòng của họ giữ số 0, Quý khách bổ sung hợp đồng rồi tính lại trước khi chốt.
2. Xem kết quả ở bảng: Ngày công, Lương cơ bản, Phụ cấp, Tổng thu nhập, Các khoản trừ và Thực nhận.
3. Cuối mỗi dòng có các nút biểu tượng, rê chuột để thấy tên: con mắt là Xem chi tiết, máy in là In phiếu lương, mũi tên vòng là Tính lại riêng cho một người sau khi chỉnh dữ liệu của họ. Dòng đang Chờ xác nhận có thêm nút Chốt lương.

Lưu ý: Chỉ tính lại được khi bảng còn ở trạng thái Nháp. Khi đã qua duyệt hoặc phát hành, số liệu đã chốt sẽ không tự đổi.

Duyệt và phát hành phiếu lương

Bảng lương đi qua các bước duyệt theo trạng thái:

1. Chốt toàn bộ: đánh dấu mọi phiếu đang Chờ xác nhận thành Đã xác nhận.
2. HR Duyệt, sau đó Kế toán Duyệt, rồi Giám đốc Duyệt. Mỗi bước yêu cầu đúng quyền.
3. Phát hành Phiếu lương: gửi thông báo cho nhân viên (chuông trong ứng dụng và thông báo màn hình khóa trên điện thoại).

Nút duyệt chỉ xuất hiện khi kỳ đã có phiếu lương và mọi phiếu đã được chốt - kỳ trống hoặc còn phiếu Chờ xác nhận thì chưa duyệt được.

Công ty nhỏ: luồng duyệt rút gọn

Đội 5-7 người mà bắt đi đủ ba bước HR - Kế toán - Giám đốc là thừa. Vào Cài đặt → Cài đặt nghiệp vụ → Duyệt bảng lương chọn Rút gọn: sau khi Chốt toàn bộ, người có quyền phát hành bấm thẳng Phát hành Phiếu lương, ba bước duyệt được bỏ qua. Mặc định hệ thống dùng luồng Đủ bước; đổi cài đặt lúc kỳ đang duyệt dở thì kỳ đó vẫn phát hành tiếp được, không phải làm lại từ đầu.

Khi đã phát hành, người có quyền phát hành bấm Đánh dấu đã thanh toán ở từng phiếu Đã xác nhận; phiếu chuyển sang Đã thanh toán. Nút Xuất CSV ở đầu màn chi tiết kỳ dùng được ở mọi thời điểm để tải bảng lương ra tệp CSV.

Kịch bản chia lương

Kịch bản chia lương giúp tách một mức lương tổng thành các phần P (P1, P2, P3). Vào Tiền lương → Quy chế lương, ở nhóm Hệ thống ngạch bậc bấm thẻ Kịch bản chia lương rồi tạo mới:

• Tên kịch bản, Phạm vi áp dụng (Toàn công ty hoặc Theo bộ phận), Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc.
• Loại kịch bản: Xây lương tổng sau đó chia P theo %, hoặc Xây 3P tách biệt với hệ số bậc lương và mức lương khác nhau.
• Các phần P: mỗi dòng một Mã P, % Chia P và cờ Đóng BHXH. Tổng các % Chia P phải bằng 100, Quý khách cộng lại trước khi lưu.
• Ô Nhập thử Lương tổng: nhập thử một mức lương tổng để xem cách chia và cảnh báo nếu phần P1 thấp hơn mức lương tối thiểu Quý khách đã cấu hình.

Thông tin lương của nhân viên

Khi mức lương thay đổi giữa kỳ (hợp đồng mới hiệu lực từ giữa tháng), lương cơ bản của kỳ đó được tính bình quân gia quyền theo số ngày mỗi mức hiệu lực - ví dụ tăng 10 lên 13 triệu từ 16/7 thì kỳ tháng 7 tính 15 ngày mức cũ cộng 16 ngày mức mới chia 31. Tính lại một kỳ cũ cũng lấy đúng mức của thời đó, không lấy mức hiện tại.

Màn Quản lý thông tin lương ghi mức lương hiện hành của từng người. Các dòng này được sinh tự động khi Quý khách tạo hợp đồng lao động, không nhập tay từ đầu. Khi cần điều chỉnh, mở dòng của nhân viên và sửa Quy chế lương, Ngày áp dụng, Hình thức hưởng lương (Theo thoả thuận, Theo thang lương, hoặc Theo 3P), mức lương hoặc thang lương và bậc lương tương ứng, % Lương và đính kèm quyết định điều chỉnh.

Lưu ý: Sửa ở màn Quản lý thông tin lương sẽ ghi thẳng về hợp đồng hiện hành của nhân viên, nên hai nơi luôn khớp nhau.

Chạy thử lương một người (Mô phỏng lương)

Màn Mô phỏng lương cho chạy thử phép tính của quy chế trên một nhân viên mà không lưu gì cả: chọn nhân viên, tháng/năm và ngày công chuẩn rồi xem hệ thống tính ra từng dòng. Có thể bật Nhập tay công chấm để thử với số công tự đặt thay vì dữ liệu chấm công thật. Ô Số giờ làm thêm nhận số giờ đã nhân hệ số, giống cách kỳ lương thật tính từ đơn tăng ca: 4 giờ làm thêm ngày thường hệ số 1,5 thì nhập 6.

Dùng màn này khi vừa sửa công thức hoặc chuẩn bị áp quy chế mới: thử trước trên vài người điển hình (văn phòng, đi ca, có tăng ca) cho yên tâm rồi mới chạy tính cho cả kỳ. Nhân viên được chọn phải đang có hợp đồng hiệu lực kèm mức lương.

Nhận dữ liệu từ phần mềm ngoài (API đồng bộ)

Nếu hoa hồng, doanh số... nằm ở phần mềm khác (ví dụ phần mềm bán hàng), hệ thống nhận được các con số đó tự động: vào Cài đặt → Cài đặt nghiệp vụ → Webhook API để lấy Webhook URL và API Key rồi gửi cho đội lập trình của phần mềm kia.

• Bên ngoài đẩy vào từng gói JSON: mã nhân viên, kỳ lương (tháng/năm), mã phần tử tính lương nhận giá trị và con số. Đẩy nhiều lần thì hệ thống giữ giá trị của lần cuối. Chỉ nhận phần tử phương thức Import của công ty (và 3 biến công chuẩn); kỳ đã chốt/công bố thì từ chối, không sửa được số cũ. Gửi số cho tháng chưa có kỳ lương thì hệ thống tự tạo một kỳ Nháp cho tháng ấy; Quý khách mở kỳ đó kiểm lại tên kỳ và Ngày công chuẩn trước khi tính.
• Tài liệu tích hợp chi tiết kèm mẫu code nằm ngay trong trang cấu hình.
• API Key phải giữ kín; nếu lộ, bấm Tạo lại mã API mới - key cũ mất hiệu lực ngay.