Danh mục hệ thống và báo cáo nhân sự

Trang này hướng dẫn hai công cụ nền của phần nhân sự: Danh mục hệ thống (nơi khai báo các danh sách dùng chung như trường học, quan hệ gia đình, loại hình nhân sự) và Báo cáo nhân sự (bức tranh tổng quan về đội ngũ). Khai báo danh mục một lần, mọi hồ sơ nhân viên về sau chỉ cần chọn lại, không phải gõ tay, tránh sai lệch. Cách làm này phù hợp với cả một quán cà phê 5 người lẫn một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca.

Trung tâm danh mục hệ thống

Vào Quản trị. Đây là trang gom toàn bộ danh mục dùng chung, chia thành các nhóm. Mỗi ô là một danh mục riêng, bấm vào để mở danh sách và Tạo mới từng mục.

Tài nguyên và Vận hành

1. Văn phòng: khai báo địa điểm làm việc, kèm toạ độ GPS và cấu hình Wifi phục vụ chấm công theo vị trí.

Phòng họp và tài sản cấp phát không nằm ở đây mà có menu riêng: Phòng họp và Tài sản.

Danh mục nhân sự

1. Loại hợp đồng lao động: các loại hợp đồng (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn...).
2. Chức danh: danh sách chức danh và nhóm chức danh trong tổ chức.
3. Loại hình nhân sự: cách phân loại nhân viên (chính thức, thời vụ, cộng tác...).
4. Loại Hồ sơ và Giấy tờ: các loại giấy tờ như CCCD, Hộ chiếu, Visa.
5. Người phụ thuộc và Gia đình: quan hệ gia đình (cha, mẹ, vợ, chồng, con...) khai trong hồ sơ nhân viên.
6. Ngành nghề chuyên môn: danh sách ngành nghề phục vụ quản lý nhân sự.
7. Cơ sở đào tạo: danh sách trường, cơ sở đào tạo ghi trong trình độ học vấn.
8. Mẫu lời chúc: mẫu lời chúc tự hiện đúng dịp. Mỗi mẫu chọn Loại sự kiện trong 12 loại: Sinh nhật, Thâm niên, Chào mừng nhân sự mới, Ký hợp đồng chính thức, 8/3, 20/10, 19/11, Trung Thu, Tết Nguyên Đán, Tết Dương lịch, Kỷ niệm thành lập công ty và Tuỳ chỉnh. Chọn thêm đối tượng theo giới tính (tất cả, nam, nữ) và Vị trí hiển thị (hiện có Trang cá nhân). Ô Ngày hiển thị chỉ hiện khi chọn Tuỳ chỉnh. Nội dung dùng được các biến {name}, {days}, {years} để tự điền tên, số ngày và số năm.

Danh sách ngân hàng do hệ thống cấp sẵn, công ty không tự khai. Khi nhập tài khoản nhận lương, Quý khách chỉ cần chọn ngân hàng trong danh sách.

Bảo hiểm, Y tế và Phúc lợi

1. Bảo hiểm: khai báo các loại bảo hiểm áp dụng cho nhân viên.
2. Phụ cấp: các loại phụ cấp và chính sách kèm theo.
3. Khám chữa bệnh: loại cơ sở y tế, nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.

Mẹo: Nên khai đầy đủ danh mục ngay khi mới triển khai, trước khi nhập hồ sơ nhân viên. Khi đó form nhập nhân viên sẽ có sẵn danh sách để chọn.

Báo cáo nhân sự

Vào Nhân sự → Báo cáo nhân sự để xem tổng quan đội ngũ theo thời gian thực. Trang tự tổng hợp, không cần thao tác nhập liệu.

Các chỉ số hiển thị:

Trên trang web quản lý, màn này tên Bảng báo cáo nhân sự, có thêm bộ lọc Kỳ (Tháng này, Tháng trước, Quý này, Tuỳ chọn) và nút Xuất tệp.

Lưu ý: Mục Hợp đồng sắp hết hạn giúp bộ phận nhân sự chủ động gia hạn đúng hạn, tránh để hợp đồng hết hiệu lực. Ở tổ chức lớn nhiều ca kíp, đây là công cụ theo dõi quan trọng.

Báo cáo lấy dữ liệu trực tiếp từ hồ sơ nhân viên, hợp đồng và bảng lương. Vì vậy, hồ sơ càng được cập nhật đầy đủ (giới tính, ngày sinh, bộ phận, loại hình, hợp đồng), báo cáo càng chính xác.

Hai điểm quyết định độ đúng của phần biến động:

• Ngày vào làm là căn cứ đếm người vào và tính thâm niên.
• Ngày nghỉ việc là căn cứ đếm người nghỉ. Làm Thủ tục nghỉ việc và chốt trạng thái Đã nghỉ việc hoặc Chấm dứt hợp đồng thì hệ thống tự điền ngày này nếu hồ sơ đang bỏ trống, nên cứ đi đúng thủ tục là báo cáo tự đúng.