Phụ cấp, tạm ứng, truy lĩnh

Ngoài lương cơ bản, hệ thống theo dõi các khoản đi kèm của nhân viên: phụ cấp, tạm ứng, truy thu truy lĩnh và bồi thường tài sản. Các khoản này áp dụng cho mọi quy mô, từ quán cà phê 5 người trả thêm phụ cấp gửi xe, đến nhà máy 500 công nhân chia 3 ca có phụ cấp ca đêm.

Nhóm phụ cấp

Trước tiên nên dựng danh mục để phân loại các khoản phụ cấp cho gọn.

Vào Nhân sự → Danh mục phụ cấp & phúc lợi.
Bấm Tạo mới.
Nhập Tên nhóm phụ cấp (ví dụ: Ăn trưa, Đi lại, Điện thoại, Ca đêm) và bật Đang hoạt động.
Bấm Lưu.

Cột Allowances trong danh sách cho biết mỗi nhóm đang gắn với bao nhiêu khoản phụ cấp thực tế.

Phụ cấp của nhân viên

Đây là nơi ghi từng khoản phụ cấp cho từng người.

Vào Nhân sự → Phụ cấp & Phúc lợi, bấm Tạo mới.
Điền các trường:

Trường	Ý nghĩa
Nhân viên	Người được hưởng
Tên phụ cấp	Tên khoản (Ăn trưa, Xăng xe...)
Số tiền	Giá trị khoản phụ cấp: số đồng với loại Cố định, số phần trăm với loại Phần trăm
Loại	Cố định (số tiền cụ thể) hoặc Phần trăm (theo % lương cơ bản trên hợp đồng)
Chịu thuế	Bật thì khoản này cộng vào thu nhập chịu thuế. Tắt khi cả khoản được miễn thuế. Khoản chỉ miễn đến một mức: nhập phần vượt thành một dòng chịu thuế riêng. Tiền ăn giữa ca nhập ở tham số Phụ cấp ăn trưa, không nhập thành dòng phụ cấp tắt thuế: tên dòng có chữ «ăn», «cơm», «bữa» mà tắt thuế thì màn sửa hiện câu nhắc
Từ / Đến ngày	Khoảng thời gian áp dụng

Bấm Lưu. Sửa nhanh bằng nút chỉnh sửa trên từng dòng.

Khoản loại Phần trăm được tính trên lương cơ bản của hợp đồng trong kỳ: ghi 10 với hợp đồng 20.000.000 ₫ là 2.000.000 ₫ mỗi kỳ. Khoản nào gắn tham số Theo ngày công thì cả hai loại cùng chia theo ngày công thực tế trên ngày công chuẩn, như nhau.

Khoảng thời gian áp dụng quyết định kỳ lương nào được cộng khoản này. Phụ cấp chỉ vào bảng lương của kỳ mà khoảng Từ - Đến chạm tới, dù chỉ chạm một ngày. Để trống ô Từ ngày nghĩa là có hiệu lực từ đầu, để trống ô Đến ngày nghĩa là còn hiệu lực. Khoản đã qua ngày kết thúc thì kỳ sau không cộng nữa, không phải xoá dòng đi - lịch sử vẫn giữ nguyên để đối chiếu.

Thẻ số Sắp hết hiệu lực trên màn phụ cấp đếm những khoản sẽ hết trong 30 ngày tới. Công ty chốt lương sớm nên báo sớm hơn: đổi trong Cài đặt → Cài đặt nghiệp vụ → Nhắc hạn, ô Số ngày trước khi phụ cấp hết hiệu lực. Phụ cấp hết hiệu lực mà không ai để ý là tiền hụt trong phiếu lương tháng sau, và người lao động thường phát hiện trước bộ phận nhân sự.

Tạm ứng lương

Quản lý các đề nghị ứng lương trước kỳ.

Vào Nhân sự → Tạm ứng, bấm Tạo mới.
Chọn Nhân viên, nhập Số tiền, Ngày tạm ứng và Lý do.
Bấm Lưu. Đơn mới ở trạng thái Chờ duyệt.

Người có thẩm quyền bấm Duyệt hoặc Từ chối ngay trên dòng đơn. Khi đó nhân viên nhận được thông báo. Trạng thái đơn đi theo: Chờ duyệt → Đã duyệt → Đã thanh toán (hoặc Từ chối). Các trường Người duyệt, Ngày duyệt, Ngày thanh toán hiển thị sau khi xử lý.

Trạng thái Đã thanh toán chỉ chọn được khi đơn đã qua Đã duyệt: đơn chưa ai duyệt không thể đánh dấu là đã chi tiền. Bảng lương trừ khoản tạm ứng của mọi đơn Đã duyệt hoặc Đã thanh toán có Ngày tạm ứng nằm trong kỳ, nên đánh dấu đã chi tiền rồi thì khoản ấy vẫn được trừ vào lương như trước.

Số tiền nhập vào bị chặn theo Cấu hình tạm ứng áp dụng cho nhân viên đó. Nếu vượt hạn mức, hệ thống báo lỗi và không cho lưu.

Cấu hình tạm ứng

Đặt luật cho phép ứng bao nhiêu, áp cho ai.

Vào Quản trị → Tạm ứng và Chi trả → Cấu hình tạm ứng, bấm Thêm mới.
Nhập Tên cấu hình, Mã cấu hình.
Chọn Phạm vi quản lý: Tất cả nhân viên, Theo bộ phận, Theo nhân viên hoặc Theo loại nhân viên (nếu không phải "Tất cả" thì chọn danh sách áp dụng).
Chọn Loại cấu hình:

Loại	Cách giới hạn
Tự do	Nhân viên tự nhập số tiền, hệ thống không chặn theo lương
Theo tỷ lệ	Nhập Tỷ lệ giới hạn (%) trên lương cơ bản
Theo khoảng lương	Khai từng bậc Từ - Đến - Số tiền tạm ứng tối đa

Bật Trạng thái để cấu hình có hiệu lực, rồi bấm Lưu.

Truy thu, truy lĩnh

Ghi nhận các khoản trả bù hoặc thu lại theo quyết định (ví dụ tăng lương lùi ngày, hoặc thu hồi khoản đã chi thừa).

Vào Nhân sự → Truy thu truy lĩnh, bấm Tạo mới.
Chọn Nhân viên và Loại: Truy lĩnh (trả thêm cho nhân viên) hoặc Truy thu (thu lại).
Nhập Số quyết định, Ngày áp dụng, Ngày quyết định, Số tiền và Lý do. Số tiền luôn nhập số dương; chiều trả thêm hay thu lại đã do ô Loại quyết định.
Bấm Lưu. Đơn cũng qua các bước Duyệt / Từ chối như tạm ứng, và nhân viên được thông báo.

Theo dõi bồi thường

Theo dõi khoản nhân viên phải bồi thường khi làm hư hỏng hoặc mất tài sản công ty.

Vào Nhân sự → Theo dõi bồi thường, bấm Tạo mới.
Chọn Nhân viên và Tài sản (có thể tạo mới tài sản ngay tại đây).
Mô tả Tình trạng tài sản, nhập Giá trị tài sản lúc hư hỏng và Mức bồi thường.
Chọn Hình thức bồi thường: Tiền mặt, Trừ lương hoặc Chuyển khoản; đặt Thời gian hết hạn nếu cần.
Cập nhật dần Số tiền đã bồi thường và Trạng thái: Chờ duyệt → Đã bồi thường 1 phần → Hoàn thành.

Các khoản trên đều gắn với từng nhân viên nên khi tính lương, hệ thống có đủ dữ liệu phụ cấp, tạm ứng và các khoản thu bù để đưa vào bảng lương.